「電子帳簿保存法」に関するご案内

株式会社HLSグローバル

税理士法人HLSグローバル

社会保険労務士法人HLSグローバル

 

平素より格別なご高配をいただき、誠に有難うございます。   令和3年度の税制改正において、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等 の特例に関する法律(平成10年法律第25号。以下「電子帳簿保存法」といいます。)」の改正等が行われ、帳簿書類を電子的に保存する際の手続等について抜本的な見直しがなされ、令和4年1月1日からこれが施行される事になりました。

詳細は国税庁の電子帳簿保存法関係のサイト(電子帳簿保存法関係)をご参照いただければと思いますが、クライアントの皆様方におかれましては、施行前に以下のような点にご留意くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。

<電子取引とは>

「電子取引」とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいいます。 なお、この取引情報とは、取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいいます。 具体的には、いわゆるEDI取引、インターネット等による取引、電子メールにより取引情報を授受する取引(添付ファイルによる場合を含みます。)、インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引等をいいます。

<電子取引の例>

  1. 電子メールにより受領した請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)
  2. インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)又はホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショット
  3. クラウドサービスを介して受領した電子請求書や電子領収書
  4. クラウドサービスを介して受領したクレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等
  1. 特定の取引に係るEDIシステム
  2. ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機
  3. DVD等の記録媒体を介して受領した請求書や領収書等のデータ

<保存要件>

電子的に受け取った請求書や領収書等については、データのまま保存しなければならない事とされており、その真実性を確保する観点から、以下のいずれかの条件を満たす必要があります。

  1. タイムスタンプが付与されたデータを受領
  2. 速やかに(又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに)タイムスタンプを付与
  3. データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
  4. 訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備付け
  5. ご留意いただきたいのは、電子取引に係る上記の保存要件は、電子帳簿を導入していない会社にも求められるということです。
  6. 「電子帳簿保存法を適用していないので、うちは関係ない」という考え方は誤りですので、この点十分にご注意ください。

 

<タイムスタンプ>

タイムビジネスの信頼性向上を目的として、一般財団法人日本データ通信協会が定める基準を満たすものとして認定された時刻認証業務によって付与され、その有効性が証明されるものです。 また、認定を受けたタイムスタンプ事業者には、「タイムビジネス信頼・安心認定証」が交付され、以下に示す「タイムビジネス信頼・安心認定マーク」を使用できることから、その事業者の時刻認証業務が一般財団法人日本データ通信協会から認定されたものであるか否かについては、この認定マークによって判断することもできます。

一般財団法人日本データ通信協会

<データ保存の留意点>

「電子取引」に該当するものは、所定の方法により取引情報(請求書や領収書等に通常記載される日付、取引先、金額等の情報)に係るデータを保存しなければなりません。

データ保存に当たっては、以下の点に留意が必要です。 

  1. <電子取引の例>で挙げた(1)及び(2)については一般的に受領者側におけるデータの訂正削除が可能と考えますので、受領したデータにタイムスタンプの付与が行われていない場合には、受領者側でタイムスタンプを付与すること又は事務処理規程(参考資料(各種規定等のサンプル))に基づき、適切にデータを管理することが必要です。また、対象となるデータは検索できる状態で保存することが必要ですので、当該データが添付された電子メールについて、当該メールソフト上で閲覧できるだけでは十分とは言えません。
  2. <電子取引の例>で挙げた(3)~(5)については、取引情報(請求書や領収書等に通常記載される日付、取引先、金額等の情報)に係るデータについて、訂正削除の記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用していれば、電子取引の保存に係る要件を満たすと考えられます。他方、例えば、クラウド上で一時的に保存されたデータをダウンロードして保存するようなシステムの場合には、①と同様の点に留意する必要があります。
  3. <電子取引の例>で挙げた(6)及び(7)については、一般的に受領者側におけるデータの訂正削除が可能と考えますので、受領したデータにタイムスタンプの付与が行われていない場合には、受領者側でタイムスタンプを付与すること又は事務処理規程に基づき、適切にデータを管理することが必要です。

<検索要件>

例えば、以下のような方法で保存すれば要件を満たしていることとなります。

  1. 請求書データ(PDF)のファイル名に、規則性をもって内容を表示する。

例) 2022年(令和4年)10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書

  ⇒「20221031_㈱国税商事_110,000」

  1. 「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存する。
  2. 「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程」を作成し備え付ける。この規程は、電子取引の取引情報に係る電磁的記録の真実性を確保する観点から必要な措置として要件とされたものになります。以下のリンク先からサンプルをご入手ください。 参考資料(各種規定等のサンプル)

※ 判定期間に係る基準期間(通常は2年前です。)の売上高が 1,000 万円以下であり、税務職員からのダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、上記1の設定は不要です。

<留意事項>

令和4年1月1日以後に行う電子取引の取引情報に係る電磁的記録については、その電磁的記録を出力した書面等による保存をもって、当該電磁的記録の保存に代えることはできません。 つまり、データのまま保存しておく必要があります。その電磁的記録が保存要件に従って保存されていない場合は、青色申告の承認の取消対象となり得ますので、十分にご留意ください。

※なお、青色申告の承認の取消しについては、違反の程度等を総合勘案の上、真に青色申告書を提出するにふさわしくないと認められるかどうか等を検討した上、その適用が判断されます。

電子帳簿の保存法に関するご用命・質問は、こちらよりお気軽にお問い合わせください。

【出典: 国税庁】

電子帳簿保存法一問一答 【電子計算機を使用して作成する帳簿書類関係】

電子帳簿保存法一問一答 【スキャナ保存関係】

電子帳簿保存法一問一答 【電子取引関係】

電子帳簿保存法が改正されました(令和3年5月)

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